İlk Çalışanınızı İşe Alırken

İlk çalışanınızı almak, işletmenin en çok kural değiştiren anıdır. Tek başınıza
çalışırken kimseye bildirmediğiniz kararlar, artık belgeye ve tarihe bağlanır.
Sıralama şöyle işler.

1. İşe başlamadan önce: SGK işe giriş bildirgesi

Çalışan işe başlamadan önce SGK'ya bildirilmelidir. Bu, geriye dönük
düzeltilemeyecek tek adımdır; sonradan yapılan bildirim idari para cezasıyla
sonuçlanır. Bildirimi mali müşaviriniz e-Bildirge üzerinden yapar.

Bunun için önce işyeri dosyanızın açılmış olması gerekir. İlk kez personel
alıyorsanız işyeri bildirgesi de aynı süreçte verilir.

2. İş sözleşmesi

Belirsiz süreli iş sözleşmesi yazılı olmak zorunda değildir, ama yazılı yapın.
Uyuşmazlıkta ispat yükü büyük ölçüde işverendedir; sözleşme yoksa çalışanın
iddiası esas alınır.

Sözleşmede bulunması gerekenler:

• Tarafların kimlik ve adres bilgileri
• İşe başlama tarihi ve işin tanımı
• Ücret ve ödeme dönemi (net mi brüt mü olduğu açıkça yazılmalı)
• Çalışma süresi ve haftalık izin günü
• Varsa deneme süresi

Deneme süresi en fazla iki ay olabilir; toplu iş sözleşmesiyle dört aya

çıkarılabilir. Bu süre içinde taraflar bildirimsiz fesih yapabilir, ancak

çalışılan günlerin ücreti ödenir.

3. Ücreti brüt konuşun

En sık yapılan hata, çalışanla net ücret üzerinden anlaşıp maliyeti sonradan
görmektir. Net ücret sabitlendiğinde vergi ve prim artışlarının tamamı işverene
biner. Brüt üzerinden anlaşmak ikisi için de öngörülebilir olur.

Toplam maliyeti önceden görmek için
işveren maliyeti hesaplayıcısını
kullanabilirsiniz — SGK ve işsizlik işveren payları dahil aylık yükü gösterir.

4. Özlük dosyası

Her çalışan için bir özlük dosyası tutmak zorunludur. İçinde bulunması gerekenler:

• Kimlik fotokopisi ve nüfus kayıt örneği
• İş sözleşmesi
• SGK işe giriş bildirgesi
• Diploma ya da sertifika örnekleri
• Adli sicil kaydı (işin niteliği gerektiriyorsa)
• Sağlık raporu (ağır ve tehlikeli işlerde zorunlu)
• Yıllık izin defteri kayıtları

Bu dosya iş müfettişi denetiminde ilk istenen şeydir.

5. İş sağlığı ve güvenliği

Tehlike sınıfınıza göre iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi hizmeti almanız
gerekebilir. Az tehlikeli sınıfta ve az çalışanlı işyerlerinde işveren, gerekli
eğitimi alarak bazı görevleri kendisi üstlenebilir. Sınıfınızı ve yükümlülüğünüzü
NACE kodunuz belirler.

Ayrıca çalışana işe başlangıçta İSG eğitimi verilmeli ve bu eğitim imza karşılığı
belgelenmelidir.

6. Bordro ve ödeme

Ücret, en geç ayda bir ödenir ve banka üzerinden yapılmalıdır (belirli çalışan
sayısının üzerindeki işyerleri için zorunludur, altındakiler için de tavsiye
edilir — ispat kolaylığı sağlar).

Her ödeme için bordro düzenlenir ve çalışana verilir. Bordroda brüt ücret,
kesintiler ve net ödeme ayrı ayrı görünmelidir.

7. Aylık bildirimler

Her ay düzenli olarak:

• APHB (Aylık Prim ve Hizmet Belgesi) SGK'ya verilir
• Muhtasar ve prim hizmet beyannamesi vergi dairesine verilir

Bu beyannameleri mali müşaviriniz hazırlar; sizin sorumluluğunuz verileri zamanında
iletmektir. Geç bildirim hem cezalıdır hem de teşviklerden yararlanmanızı engeller.

Sık atlanan üç nokta

Yıllık izin defteri. İzin kullandırdığınızı yazılı olarak belgelemezseniz,
işten ayrılışta kullanılmamış izin ücreti talep edilebilir.

Fazla mesai onayı. Fazla çalışma için yılda bir kez yazılı onay alınması
gerekir. Onaysız fazla mesai talebi geçersizdir.

İşten ayrılış bildirgesi. Çıkışta on gün içinde SGK'ya bildirim yapılmalıdır.

Bu rehber genel süreci anlatır. Sizin sektörünüze özgü ek yükümlülükler olabilir;
mali müşavirinizle birlikte kontrol edin. Takıldığınız yerde
Süreç Optimizasyonu ve İş Akışları kategorisinde sorabilirsiniz.