E-fatura ve e-arşiv: internetten satışta hangi belge zorunlu

Bu adım neyi çözer

Bu adımda "sipariş geldiğinde hangi belgeyi, hangi sistemden, kaç gün içinde keseceğim" sorusunu kapatıyorsunuz. Cevap üç parçadan oluşur: belge türü (e-Fatura mı, e-Arşiv Fatura mı), belgeyi kestiğiniz yöntem (GİB portalı, özel entegratör ya da doğrudan entegrasyon) ve düzenleme süresi. Üçü de mevzuatla bellidir; seçim yalnız ikincisinde vardır.

Karar için üç girdi gerekir: geçmiş hesap dönemine ait brüt satış hasılatınız (haddi aşıp aşmadığınızı bu belirler), aylık sipariş adediniz (portalın mı yoksa entegratörün mü gerektiğini bu belirler) ve mali mühür ya da elektronik imzanızın hazır olup olmadığı. Ayrıca bir tarihi bilmeniz gerekir: 1/1/2026'dan itibaren e-Arşiv Fatura uygulamasına dâhil olmayan mükelleflerin düzenleyeceği faturalar tutarına bakılmaksızın e-Arşiv Fatura olarak düzenlenmek zorundadır. Kâğıt fatura dönemi pratikte kapanıyor.

İki belge, iki alıcı

E-Fatura, alıcısı da e-Fatura sistemine kayıtlı olan kullanıcılara kesilir. Belge GİB sistemi üzerinden alıcının kutusuna düşer; kâğıt çıktı gerekmez. Satıcı ve alıcının her ikisi de e-Fatura kullanıcısıysa aralarındaki faturaların tamamı e-Fatura olmak zorundadır.

E-Arşiv Fatura, alıcısı e-Fatura sisteminde kayıtlı olmayan kişilere — yani tüketicilere ve sisteme dâhil olmayan mükelleflere — kesilir. Elektronik olarak oluşturulur ve alıcıya elektronik ortamda iletilir.

E-ticarette satışların büyük bölümü tüketiciye yapıldığı için asıl kullanacağınız belge e-Arşiv Faturadır. Firmalara da satıyorsanız e-Fatura tarafı devreye girer; alıcı karmanızı hedef müşteri ve pazar adımında belirlemiştiniz. Hangi belgenin kime kesileceğini sistem alıcının kaydına bakarak belirler, siz karar vermezsiniz; GİB e-Fatura kayıtlı kullanıcıların güncel listesini yayımlar.

Kime zorunlu, kime değil

Zorunluluk üç ayrı yoldan gelir ve biri diğerinin yerine geçmez.

Genel ciro haddi. Brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) tebliğle belirlenen haddi aşan mükellefler e-Fatura uygulamasına geçmek zorundadır. Geçiş süresi bellidir: haddi 2020 veya sonraki bir hesap döneminde sağlayan mükellefler, ilgili hesap dönemini izleyen yılın yedinci ayının başından itibaren uygulamadadır.

E-ticaret satıcısı olmak. Bu, sizin bendiniz ve ayrı bir haddi vardır. Tebliğ, kendilerine veya aracı hizmet sağlayıcılarına ait internet sitelerinde ya da diğer her türlü elektronik ortamda mal veya hizmet satışını gerçekleştiren mükellefleri, aracı hizmet sağlayıcıları ve internet reklamcılığı hizmet aracılarıyla aynı bentte sayar ve bunlar için genel haddin altında bir hasılat eşiği belirler. Yani kendi sitenizden ya da bir pazaryerinden satıyorsanız, e-belgeye geçiş sırası size genel cirodan çok daha erken gelir. "Diğer her türlü elektronik ortam" ifadesi geniştir; sosyal medya üzerinden satış da bu tanımın dışında değildir. Bu grupta geçiş süresi ilgili hesap dönemini izleyen yedinci ayın başına kadardır.

E-Fatura'ya girmiş olmak. E-Fatura uygulamasına zorunlu ya da isteğe bağlı olarak dâhil olan mükellefler, aynı süreler içinde e-Arşiv Fatura uygulamasına da geçmek zorundadır. İkisi ayrı başvuru, tek takvimdir.

Bunların dışında kalıyor olsanız bile artık kâğıt fatura kesemezsiniz. Tebliğin ilgili bölümü 589 Sıra No.lu Tebliğ ile değişti: e-Arşiv Fatura uygulamasına dâhil olmayan mükelleflerce düzenlenecek faturalar, 1/1/2026 tarihinden itibaren tutarına bakılmaksızın e-Arşiv Fatura olarak, Başkanlığın e-Belge düzenleme portali üzerinden ya da bu portale entegre olup Başkanlıktan izin alan özel entegratörlerin sistemleri aracılığıyla düzenlenir. Ticari kazançları basit usulde tespit edilenler ile işletme hesabı esasına göre defter tutanlar için aynı kural 1/1/2027'de başlar.

Hadleri bu sayfada yazmıyoruz: tebliğle değişiyorlar ve gömülü bir rakam sayfayı sessizce yanlış hâle getirir. Kendi döneminize ait haddi GİB'in e-Belge duyurularından ve mali müşavirinizden doğrulayın; sayfanın üstündeki dayanak kontrolü tarihi, metnin en son ne zaman karşılaştırıldığını gösterir.

Yasal dayanak

Belgenin kendisi 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'ndadır. Fatura, satılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı gösteren ticari vesikadır (m.229); içinde bulunması gerekenler 230. maddede sayılır. Kimin kime fatura vermek zorunda olduğu m.232'dedir.

Süre kritiktir: fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami yedi gün içinde düzenlenir ve Kanun devamında şunu söyler — "Bu süreler içerisinde düzenlenmeyen faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır" (m.231/5). Hazine ve Maliye Bakanlığı bu süreyi indirmeye ya da faturanın teslim anında düzenlenmesi zorunluluğu getirmeye yetkilidir. Ayrıca fatura düzenleyen, müşterinin adı ve soyadı ile bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap numarasının doğruluğundan sorumludur (m.231/6).

Yaptırım 353. maddededir. Elektronik belge olarak düzenlenmesi gerekenler dâhil olmak üzere verilmesi gereken faturanın verilmemesi, gerçek meblağdan farklı düzenlenmesi, elektronik belge olarak düzenlenmesi gerekirken kâğıt olarak düzenlenmesi ya da 231. maddeye göre hiç düzenlenmemiş sayılması hâllerinde her bir belge için özel usulsüzlük cezası kesilir. Tutarları burada yazmıyoruz; Kanun'a bağlı cetvelle her yıl güncelleniyor.

E-belge tarafının ayrıntısı 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'ndedir. Tebliğ 2019'da yayımlandı ama sonraki tebliğlerle defalarca değişti; internetteki yazıların çoğu ilk metni anlatıyor. Yürürlükteki metni GİB kendi sitesinde yayımlıyor; sayfanın altındaki kaynak bağlantısı o metne gider.

Bu sayfa vergisel görüş değildir; kendi haddinizi ve geçiş tarihinizi mali müşavirinize danışın.

İnternet satışında faturada ne bulunmalı

Bu, e-ticarete özel bir listedir ve çoğu satıcı varlığından habersizdir. Tebliğin ilgili bölümüne göre e-Arşiv Fatura uygulamasına dâhil olup internet üzerinden satış yapanlar, düzenledikleri e-Arşiv Faturada şu bilgilere yer vermek zorundadır ve fatura üzerinde ayrıca "Bu satış internet üzerinden yapılmıştır." ifadesi bulunmalıdır:

Üstüne bir de sevkiyat kuralı gelir: internet üzerinden yapılan satışlarda sevk irsaliyesinin ya da e-İrsaliyenin bir örneğinin, sevk irsaliyesi yerine geçen e-Arşiv Faturanın kâğıt çıktısının ya da ödeme kaydedici cihaz fatura bilgi fişinin sevk edilen malın yanında bulunması gerekir. Kutuya hiçbir belge koymadan kargoya vermek bu kuralı ihlal eder.

İade bölümünün işlevi de tebliğde yazılıdır: müşteri malı iade etmek isterse kendisine elektronik ortamda iletilen faturanın kâğıt çıktısını alır, iadeye ilişkin bölümü doldurup imzalar ve mal ile birlikte geri gönderir; bu belge satıcının düzenleyeceği gider pusulası yerine geçer. Yani iade sürecinin belgesi zaten faturanın içindedir — ayrı bir evrak icat etmenize gerek yok, ama iade bölümü olmayan bir fatura şablonu kullanıyorsanız bu kolaylığı kaybedersiniz. İade operasyonunun kendisi iade lojistiği ve masrafı adımında.

E-Fatura kullanıcısı bir firmaya internet üzerinden satış yapıyorsanız, iade bölümü dışındaki aynı bilgiler e-Faturada da yer alır.

Ne tutar

Üç yöntem var ve maliyetleri farklıdır.

GİB portalı ücretsizdir ve web arayüzü üzerinden belge kesmeye izin verir. Az sayıda faturada yeterlidir. Dezavantajı, e-ticaret altyapınızla otomatik konuşmamasıdır: her siparişi elle girmeniz gerekir. Başkanlık, portal üzerinden hangi belgelerin düzenlenebileceğini belirlemeye ve sınırlamaya yetkilidir; portalda tanımlanmamış bir belge bu yöntemle düzenlenemez.

Özel entegratör ücretlidir ve genellikle yıllık belge kontenjanı üzerinden fiyatlanır. Karşılığında e-ticaret altyapınıza ve pazaryeri panellerinize bağlanır; sipariş geldiğinde fatura otomatik oluşur. Kontenjanı fiyata göre değil aylık sipariş adedinize göre seçin; kontenjan dolduğunda alınan ek paket, baştan doğru pakete göre pahalıya gelir.

Doğrudan entegrasyon kendi sisteminizi GİB'e bağlamaktır. Başvurusu Başkanlığa yapılır ve entegrasyon çalışmaları başvuru tarihinden itibaren en geç bir yıl içinde tamamlanmak zorundadır. Teknik ekip ister; küçük ve orta ölçekte gereksizdir.

Karar ölçütünüz aylık sipariş adedi olmalı: günde birkaç siparişte portal yeterlidir, günde onlarca siparişte elle fatura kesmek sürdürülemez ve hata üretir.

Ne kadar sürer

Başvuru mali mühür ya da elektronik imza gerektirir; temini birkaç iş günü alır. Entegratörle çalışacaksanız altyapı bağlantısının kurulması ve test edilmesi bir-iki hafta sürebilir. Bu süre, zorunluluk tarihinden geriye doğru planlanır: zorunluluğun başladığı gün hazır olmanız gerekir.

Kesintiye karşı bir emniyet valfi var ama dar: tebliğ, sistem arızası, planlı bakım ya da mali mührün arızalanması veya çalınması gibi hâllerde, kanunen düzenlenmesi gereken sürenin geçirilmemesi kaydıyla belgenin kâğıt olarak düzenlenmesi durumunda özel usulsüzlük cezası kesilmeyeceğini söyler. Mükelleften kaynaklanan diğer nedenler bu kapsamda değerlendirilmez. Yani "entegratörle sözleşmem henüz bitmedi" bir mazeret değildir.

Nereden yapılır

Başvuru ebelge.gib.gov.tr adresindeki başvuru kılavuzlarına göre yapılır; mali mühür ya da e-imza olmadan başvuru tamamlanmaz. Mali müşaviriniz süreci yürütebilir, ama e-belge kullanıcı hesabınızın sizin adınıza tanımlandığını kendiniz doğrulayın.

Fatura kestikten sonraki iş tahsilattır ve bu ikisi ayrı ayrı takip edilmediğinde kaybolur. Kestiğiniz faturaları, vadelerini ve tahsilat durumunu tek yerde tutmak için fatura takip tablosunu indirin: matrahı ve KDV oranını siz girersiniz, KDV tutarı ile genel toplam formülle gelir, durum sütunu bugünün tarihine göre gecikeni işaretler. Nakit tarafı nakit akışı ve tahsilat süresi adımında.

Alıcının vergi kimlik numarasını VKN/TCKN ve IBAN doğrulama aracıyla kontrol edin. Bunun mevzuattaki karşılığı var: VUK m.231/6, müşterinin adı ve vergi dairesi hesap numarasının doğruluğundan fatura düzenleyeni sorumlu tutar. Araç yalnız algoritma kontrolü yapar; numaranın kime ait olduğunu söylemez, ama bir hane hatasını anında yakalar.

Foruma sormak için örnek: "Kendi sitem ve pazaryeri mağazam birlikte; e-arşiv faturaları iki kanaldan tek entegratörde toplayabilen var mı, kontenjanı nasıl seçtiniz?" /c/hukuk-mevzuat-ve-kurumsal-yonetim/vergi-ve-sgk-mevzuati/29

Sık yapılan hata

Faturayı geç kesmek. Süre yedi gündür ve aşılırsa fatura hiç düzenlenmemiş sayılır (VUK m.231/5); bu da doğrudan özel usulsüzlüğe (m.353/1) kapı açar. Siparişleri biriktirip ay sonunda topluca faturalamak bu süreyi rahatlıkla aşar.

Pazaryeri faturasını kendi faturanız sanmak. Pazaryeri size komisyon faturası keser; siz müşteriye satış faturası keseceksiniz. İkisi ayrı belgedir ve ikisi de kayıtlarınıza girer. Komisyonun kâra etkisi pazaryerinde net kâr adımında.

E-belge zorunluyken kâğıt fatura kesmek. Tebliğ bunu ayrıca sayar ve 353. maddedeki ceza her bir belge için ayrı ayrı uygulanır. 1/1/2026'dan sonra bu risk, uygulamaya hiç girmemiş mükellefleri de kapsıyor.

Faturaya internet satışı bilgilerini koymamak. Web adresi, ödeme şekli ve tarihi, taşıyıcı bilgisi, gönderim tarihi ve iade bölümü zorunludur; "Bu satış internet üzerinden yapılmıştır." ifadesi de öyle. Hazır şablonların bir kısmı bu alanları taşımaz.

Kutuya belge koymadan kargoya vermek. Sevk edilen malın yanında irsaliye, e-Arşiv Faturanın kâğıt çıktısı ya da ödeme kaydedici cihaz fatura bilgi fişi bulunmak zorundadır.

İade ve iptalde belge düzenlememek. İade edilen siparişte faturanın iade bölümü doldurulup imzalanarak geri gelir ve gider pusulası yerine geçer. Yalnız para iadesi yapıp belge tamamlamamak KDV tarafını da bozar; ayrıntı bir sonraki adımda.

Bu adım bitti mi?

• E-Fatura ile e-Arşiv Fatura arasındaki farkı biliyorum ve hangi alıcıya hangisini keseceğimi sistem üzerinden görüyorum.
• Kendi hesap dönemime ait haddi mali müşavirimle teyit ettim ve geçiş tarihimi takvime yazdım.
• 1/1/2026 kuralını biliyorum: uygulamaya girmemiş olsam da faturalarımı tutarına bakmaksızın e-Arşiv olarak düzenlemem gerekiyor.
• Aylık sipariş adedime göre portal ya da entegratör kararını verdim; kontenjanı adede göre seçtim.
• Mali mührüm ya da elektronik imzam hazır ve e-belge hesabımın adıma tanımlandığını gördüm.
• Fatura şablonumda internet satışına ait altı bilgi ile "Bu satış internet üzerinden yapılmıştır." ifadesi var.
• Kargo paketine konacak belgeyi (irsaliye, fatura çıktısı ya da bilgi fişi) süreçte tanımladım.

Sonraki adım

Fatura düzeni kurulduktan sonra sıra o faturanın içindeki KDV'de: vergiyi doğuran olay ne zaman doğar, hangi KDV indirilir, devreden KDV neden birikir ve iade edilen siparişte düzeltme nasıl yapılır?